コンプライアンスチェックとは？基本とツール活用法を解説

企業内や取引先における法令違反の有無を確認し、会社の信頼を守るために欠かせない「コンプライアンスチェック」。
本コラムでは、コンプライアンスチェックの基本的な考え方から、具体的な実施方法、リスクを回避するための手順や注意点まで、わかりやすく解説します。

コンプライアンスチェックとは？

「コンプライアンスチェック」とは、企業が法令・規則・社内ルールに従って業務を遂行しているかを確認する取り組みです。これを行うことで、自社や取引先の法令違反や不正行為の危険性を把握し、企業の信頼性を高めることができます。

現代のビジネス環境において、コンプライアンスチェックは、自社の持続的な成長と法的リスクの回避に不可欠なプロセスとなっています。チェック結果はリスク評価や改善策とともに経営陣に報告され、企業間取引や経営の判断に活用されます。

こうした取り組みの中でも、特に重要なのが取引先に対するコンプライアンスチェックです。相手企業の信用度や法令遵守状況を確認することは、自社のリスク回避と持続的なビジネス関係の構築に直結します。さらに、海外展開を行う企業にとっては、贈賄防止法や経済制裁規制への適合状況を確認することも重要なチェック項目です。

コンプライアンスチェックが求められる理由

法令違反リスクの予防と損失回避

コンプライアンスチェックを行う最大の目的は、法令違反による損失リスクを最小化することです。

企業に適用される法律や業界基準を見落とした場合、行政処分・刑事罰・損害賠償などを被ることに加えて、 取引停止や融資打ち切りなどで資金繰りに深刻な打撃を受ける可能性があります。

特に近年は、データ保護や贈賄防止に関する法規制の罰金が高額化しており、違反が発覚すれば是正対応費用や調査費用を含め莫大なコストが発生します。

さらに、役員が善管注意義務の違反に問われれば、株主代表訴訟によって責任を追及をされる可能性もあります。経営陣の個人責任を回避するためにも、コンプライアンス対応は欠かせません。

反社チェックの重要性とその方法

反社会的勢力との関係が明らかになると、企業の信用は一瞬で崩れ去ります。そのため、取引先や関係者が反社会的勢力に関与していないかを確認する反社チェックは、企業の取引において必須のプロセスであるといえます。

具体的には、警察庁や法務省のデータベースを利用したり、専門の調査会社に依頼したりします。また、インターネット上の情報を収集して相手方の過去の行動や発言を調査することも有効です。

コンプライアンスチェックの具体的な進め方

効果的なリスク管理の方法

コンプライアンスチェックを効果的に進めるためには、次のようなステップを踏むことが基本となります。

STEP1. チェック対象の選定を行います。

STEP2. 対象となる企業や個人の情報を収集し、法令遵守の状況を確認します。

　　　（情報収集の際には、公開されている情報だけでなく、内部情報や第三者からの情報も活用します。）

STEP3. 収集した情報を基にリスク評価を行い、必要に応じて対策を講じます。

全体的な注意点としては、収集した情報の信憑性の確認や、個人情報の取り扱いへの十分な配慮が挙げられます。

チェックの流れと注意点

こうしたリスク管理を効果的に行うためには、定期的なコンプライアンスチェックが欠かせません。そしてチェックの結果、リスクが高いと判断された場合には、即座に対応策を講じることが必要です。

例えば、「契約書に反社条項を盛り込む」、「取引を停止する」、あるいは「法的措置を取る」などの対策が考えられ、さらには、リスク管理のための内部体制を整備し、従業員への教育や研修を実施するといった「自社内部への対策」も重要です。

取引先のリスク評価に必要な視点

リスク評価のためのチェックポイント

取引先のリスク評価を行う際の、代表的な３つのチェックポイントについて紹介します。

ポイント１．取引先の財務状況を確認
　　　　　：企業として健全な経営が行われているかをチェックします。

ポイント２．過去の法令違反や不正行為の有無を確認
　　　　　：企業経営におけるコンプライアンス意識の高さを評価します。

ポイント３．取引先の取締役や主要株主の背景を調査
　　　　　：相手方に反社会的勢力との関係がないかを確認します。

これらのチェックポイントを踏まえて、総合的なリスク評価を行いましょう。

コンプライアンスチェックのポイント

コンプライアンスチェックにも、いくつかの重要なポイントがあります。

・チェック対象の選定を適切に行いましょう。

・情報収集の際には、信頼性の高い情報源を活用し、収集した情報の正確性を確認しておきましょう。

・定期的な見直しを行い、最新の情報に基づいたチェックを続けることが重要です。

・チェックの結果に基づいて、必要な対策を迅速に講じることも意識しておきましょう

以上のようなポイントを押えておくことで、企業は法令遵守を徹底し、リスクを最小限に抑えることができます。

コンプライアンスチェックツールの選び方と活用方法

コンプライアンスチェックツールの比較

コンプライアンスチェックをより効率的に行うためには、外部ツールの利活用を検討するとよいでしょう。

ただ、市場には様々なコンプライアンスチェックツールが存在するため、それぞれの機能や特徴を比較検討することが必要です。警察庁や法務省のデータベースと連携しているツール、インターネット上の情報を自動で収集するツール、専門の調査会社と連携しているツールなどがあり、各ツールのメリットやデメリットを理解し、自社のニーズに合ったものを選びましょう。